Depuis la propagation fulgurante du coronavirus Covid-19, le télétravail est devenu l’alternative par excellence pour de nombreuses entreprises. En effet, depuis quelques semaines, la pandémie du Covid-19 a poussé plus d’un tiers de la population mondiale à se confiner. Pour continuer de faire fonctionner les entreprises, le télétravail est de mise. En apparence cette alternative est facile et idéale. Cependant, pour que le télétravail donne les meilleurs résultats, il requiert une certaine organisation.
Qu’est-ce que le télétravail?
Comme son nom l’indique, le télétravail désigne une organisation du travail qui consiste pour le télétravailleur :
- à exercer, de façon régulière et volontaire, un travail qui aurait pu être effectué dans les locaux de l’employeur, hors de ces locaux
- en utilisant les technologies de l’information et de la communication (ordinateurs fixes et portables, Internet, téléphonie mobile, tablette, fax, etc.
Le télétravail peut s’effectuer :
- au domicile du salarié
- dans un autre lieu (télécentre, espace de co-working, …)
De nombreuses personnes imaginent le télétravail comme un idéal, un monde sans open space, sans machine à café en panne, où l’on pourrait traîner au lit toute la journée affalé dans son canapé. Mais le télétravail, comme son nom l’indique, nécessite de travailler, et de le faire bien
Comment organiser ses journées de télétravail?
Contrairement à ce que beaucoup de personnes pourraient penser, Le télétravail à domicile, ce n’est pas en horaires libres. Il n’est donc pas question de se servir du télétravail pour faire la grasse matinée.
- Gardez les mêmes horaires que d’habitude. Cela essentiellement pour ne pas perdre le rythme. Habillez-vous normalement (exit le pyjama toute la journée) et mettez-vous dans les dispositions pour travailler comme si vous étiez au bureau.
- Organisez-vous un espace de travail. L’idéal serait que vous ayez une pièce avec un bureau. Cependant, si ce n’est pas le cas, aménagez un espace dans le salon sur le canapé ou même dans la salle à manger. éloignez toutes les sources de distraction.
- Avant de démarrer la journée, faites-vous une liste avec les différentes tâches que vous devez accomplir dans la journée. Voyez en fonction de l’ordre d’importance et du délai imposé.
- Gardez le contact permanent avec vos collègues, surtout si vous êtes sur des projets de groupe et analysez le rythme de chacun. S’il le faut passez en mode visio-conférence pour vous permettre de faire ensemble le point sur l’avancement des taches.
- Accordez-vous des pauses de 5 à 10 minutes afin de reprendre vos esprits et ne pas perdre le fil. Tout comme au bureau, prenez une vraie pause déjeuner. Respectez vos horaires à la lettre.
- Si vous avez des enfants, faites en sorte de les maintenir occupés. Faites faire leurs devoirs aux plus grands et aux plus petits des activités comme le coloriage, la peinture… cela vous permettra de maintenir l’équilibre.
Quelques outils pour faciliter le télétravail
Il existe de nombreux outils pour faciliter le travail à distance. Cependant, certains sont plus élaborés et vous faciliteront vraiment la tache.
Slack
Slack est l’outil par excellence pour le travail à distance. Ce fabuleux et performant outil de collaboration, vous permet à vous et vos collaborateurs de rester en contact de manière intuitive, d’éditer des to-do listes, de partager des documents, etc.
Slack propose plusieurs outils pour que votre équipe augmente sa productivité :
- Un espace de travail unique pour toute l’équipe
- Une messagerie privée
- L’organisation d’appels audio et vidéo à plusieurs
- Des canaux de discussions classés par sujet
- Un partage facilité des fichiers
Trello
Trello est un outil de gestion de projet en ligne extrêmement complet et intuitif.
Il fonctionne selon le principe suivant :
vous pouvez créer des tableaux constitués de colonnes. Au sein de ces colonnes, vous allez pouvoir insérer des cartes, avec par exemple, des listes de tâches à faire, les personnes chargées d’exécuter ces taches, etc.
Cela est l’outil idéal si vous souhaitez visualiser en temps réel l’avancée d’un projet. Par ailleurs, Trello est un outil totalement collaboratif où chaque membre peut éditer et intervenir en temps réel. De plus, il vous permet de pouvoir vous fixer des objectifs, grâce notamment à la fonctionnalité check-list sur les cartes. Elle vous permet de détailler différentes étapes de conception d’un projet et de cocher les cases au fil de l’avancement.
Quip
C’est l’outil parfait lorsqu’on travaille dans une équipe multi-répartie !
Il s’agit en effet d’une application web et mobile facilitant le travail en commun et la collaboration. Tous les membres de l’équipe ont accès au même document en ligne. Ils ont ainsi la possibilité d’identifier les derniers changements effectués, et échanger avec leurs collègues grâce au chat interne inclus dans le document.
Quip permet également d’intégrer des sondages, d’éditer des images ou de suivre l’avancement des différents projets grâce à un calendrier intégré et des indicateurs de suivi.
Wetransfer
Si votre travail vous amène à envoyer fréquemment des fichiers volumineux , wetransfer est le logiciel idéal. C’est un logiciel de transfert de fichier qui permet aux utilisateurs d’envoyer gratuitement des fichiers allant jusqu’à 2 Go. Au delà il est payant. Il vous permettra donc de faire passer des documents lourds, en toute simplicité. L’interface est élaborée et les fonctionnalités faciles d’utilisation. Le petit plus de Wetransfer c’est quel le fichier reste disponible pendant 2 semaines.
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