Gestion de projet: 6 conseils pour être efficace

Comment s’assurer d’une gestion de projet efficace lorsqu’on veut atteindre ses objectifs? La gestion de projet bien qu’étant fondamentale dans toute entreprise n’est pas toujours évidente, surtout lorsqu’on ne met pas en place le bon plan d’action.

Dans cet article, on vous donne 6 conseils pour être efficace dans la gestion de vos différents projets et assurer le développement de votre entreprise.

1-Bien définir ses objectifs

C’est le fondamental de tout projet. Vous devez avant même de commencer à travailler avec vos équipes. Si vous ne savez pas où aller dès le début, vous risquez bien vite de perdre de vue ce qui compte vraiment, et votre équipe avec. N’oubliez pas une chose importante: vos objectifs doivent être SMART.

Avoir des objectif clairs vous permettra de mieux concentrer vos efforts et d’exprimer plus simplement vos besoins auprès de vos collaborateurs.

N’hésitez pas à définir plusieurs sous-objectifs, qui peuvent eux-mêmes être découpés en sous-objectifs. L’idée est de savoir pour chaque étape de votre projet ce qu’il y a à faire et ce que cela implique comme tâches.

2-Répartir le travail et les tâches en fonction des compétences

Un projet peut, selon votre activité et la taille de votre entreprise, prendre des proportions bien différentes, et le nombre de personnes impliquées peut considérablement croître. Cependant, même si vous avez un petit effectif à gérer, il faut toujours garder à l’esprit qu’une bonne répartition des tâches selon les compétences est une dimension importante pour la réussite de vos projets.

Comme dans toute bonne planification de projets, faire l’inventaire de toutes les tâches à réaliser est indispensable. Cela vous permettra de mieux cerner le champ d’action de chacun et le travail à réaliser. Les besoins en compétences seront ainsi plus faciles à évaluer. Vous saurez également s’il est nécessaire d’externaliser certaines missions pour mener à bien votre projet.

3-Définir les produits livrables

Pour se faire, il suffit de définir concrètement ce qu’on attend de vous et de votre équipe en remplissant ces éléments :

Quel livrable est attendu ?
De combien de temps est-ce que je dispose ?
Pour quel budget ?

Cette étape consiste à déterminer les produits livrables de votre projet. Vous devez scinder celui-ci en des étapes clés, qui sont nécessaires pour mener le projet à son terme. Vous devez également identifier les résultats spécifiques que le projet doit produire.
Il va vous falloir estimer toutes les dates d’échéance, pour chaque étape menant à chaque produit livrable listé dans votre plan. Vous serez ensuite en mesure de montrer la progression à chaque partie prenante.

4-Organisez les tâches et les missions

L’organisation des tâches est une phase nécessaire pour réussir votre gestion de projet. Elle consiste à organiser les tâches sur une période donnée et à déterminer l’ordre de réalisation de chacune pour atteindre vos objectifs. L’une des principales difficultés est d’estimer la charge de travail d’une tâche en particulier.

Rappelez-vous que certaines activités peuvent être menées de façon parallèle pour gagner en efficacité. Si vous avez des contraintes de ce type, profitez-en pour faire d’autres tâches et optimiser votre temps de travail.

Le calendrier du projet est un point crucial dans votre réussite. Vous devrez examiner chaque produit livrable et spécifier toutes les tâches qui doivent être effectuées pour réaliser chaque produit.
Pour chaque tâche, vous devez définir la durée qu’elle va demander, les ressources qui sont réellement nécessaires pour la réaliser et qui sont les membres de l’équipe requis qui seront les mieux adaptés à l’exécution du projet. Ensuite, vous devez identifier toutes les dépendances liées à votre projet. Y a-t-il des tâches qui doivent être complétées en premier afin que d’autres puissent commencer ? Impliquez votre équipe, mieux à même de savoir combien de temps peut prendre telle ou telle tâche, ou de trouver les interdépendances

Plus la planification du projet sera étoffée, mieux votre projet se portera !

5-l’évaluation des risques et des contraintes

Tout projet comporte des risques ou des contraintes, et tout manager de projet doit composer avec. Ces risques et contraintes peuvent être liées au temps (respect des délais), mais aussi aux finances (budget prévisionnel) et aux ressources humaines (disponibilité des collaborateurs, intervention de personnes externes). Pour gérer les risques ou tout type d’imprévus, vous devez veiller à faire une évaluation réaliste des risques afin qu’ils ne deviennent pas des obstacles insurmontables au fil du temps. Vous devez donc, pour chaque tâche planifiée, évaluer la part de risque et les contraintes associées et, quand c’est possible, identifier des solutions potentielles pour surmonter ces probables difficultés. Vous pouvez aussi identifier des consultants et des collaborateurs externes auprès desquels vous pourriez être amenés à contacter pour conduire votre projet si celui-ci connait des difficultés. Pensez bien à communiquer toutes les informations nécessaires au sein de votre équipe et auprès des parties prenantes externes.

6-la planification du suivi du projet

Quelle que soit la nature de votre projet d’entreprise, vous devez assurer son suivi pour plusieurs raisons. En premier lieu, la restitution du déroulement du projet vous permettra de faire le point sur les axes d’amélioration potentiels pour de futurs projets, mais aussi sur les points forts de votre équipe. Cet exercice vous aidera en outre à optimiser vos techniques de management de projet et par la suite, à mener des projets plus efficacement. En second lieu, le suivi et l’évaluation de votre projet vous permettra de chiffrer précisément les performances de vos équipes, et de vous assurer de l’atteinte des objectifs. Toutefois, ce suivi ne doit pas s’improviser une fois que le projet est en cours. Vous devez le planifier en amont, en définissant des indicateurs-clés de performance (ou KPI, pour Key Performance Indicator) et en les mesurant régulièrement.

Voilà! Vous avez maintenant toutes (ou presque) les armes nécessaire pour vous permettre de gérer efficacement vos projets.